Zapytanie ofertowe dotyczące dostarczenia usługi cateringowej w ramach Projektu pn. ”Profilaktyka chorób odkleszczowych i eliminowanie skutków ich występowania w najbardziej zagrożonych grupach ryzyka województwa podlaskiego”

Nr sprawy: 
AGU-1/2018
Data (wystawienia): 
2018-09-19
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy wykonania usługi cateringowej na spotkanie informacyjno –edukacyjne dla osób wykonujących zawód medyczny (6h) – max. 40 osób.
Zakres usługi:
Wymagania dotyczące organizacji cateringu:
Serwis kawowy dla max. 40 osób:
1) Oferent zapewnia ciągły serwis kawowy w czasie trwania całego spotkania obejmujący:
1. napoje gorące – kawa z ekspresu, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
2. napoje zimne - wodę gazowaną i niegazowaną (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 500 ml/osoba);
3. bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 100 gram na 1 osobę), ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie minimum 200 gram ciasta na osobę),
Bufet z ciepłymi daniami (obiad) wraz z obsługą kelnerską dla max. 40 osób:
2) Oferent zapewnia pełnowartościowy posiłek w formie pierwszego i drugiego dania obiadowego podany o godz. 13:30.
Posiłek powinien uwzględniać następującą gramaturę:
1. Zupa (2 rodzaje: w tym 1 zupa krem, np. zupa krem z białych warzyw i rosół) min. 250 ml/porcja,
2. danie mięsne min. 150 g/os z dowolnym sosem (np. wołowina, jagnięcina, z wykluczeniem mięsa mielonego i w panierce),
3. danie rybne min. 150g/os. (np. łosoś, dorsz),
4. danie wegetariańskie min. 150 g/os.,
5. dodatek skrobiowy - 2 rodzaje (np. kasza, ryż, ziemniaki) min. 150g/os.,
6. surówka warzywna (2 rodzaje) min. 100 g/os,
7. kompozycje sałatek (2 rodzaje) min. 150 g/os,
8. soki - 2 rodzaje soków owocowych 100%, min. 300 ml/os;
3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
4) Oferent zapewnienia przygotowanie bufetu (stoły, obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 10) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,;
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
4) zapewnienia obsługi kelnerskiej, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu spotkania.
5) dostarczenia posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 30 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania oraz 15 min. przez rozpoczęciem przerwy obiadowej;
6) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
7) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania.
Wymagania stawiane Oferentom:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
3) Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.
Kryteria oceny:
Najkorzystniejsza cena wykonania zamówienia: 100% ,
najniższa cena za osobę (rzeczywista wartość usługi uzależniona jest od ostatecznej liczby osób biorących udział w szkoleniu)

Termin lub okres wykonania zamówienia:
01.10.2018 godz. 11.00 (spotkanie będzie trwało od 11.00-17.00)
Miejsce realizacji usługi:
Starostwo Powiatowe w Sokółce, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 8, Sokółka. Sala Konferencyjna (I piętro)
Składanie ofert
Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po 27.09.2018 godz. 14:00 nie będą rozpatrywane.
Miejsce:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1 (Kancelaria Ogólna) z dopiskiem "Zapytanie ofertowe nr …………………... Nie otwierać przed 27.09.2018 godz. 14:00"

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2018-10-01
3. Termin (słownie): 
Pierwszy października dwa tysiące osiemnastego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
Wydział Nauk o Zdrowiu
Numer pokoju: 
0.28
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Bogusława Gierasimczuk
Telefon kontaktowy: 
85 686 5039
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

a) kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
b) dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia,
c) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik do zapytania ofertowego),
d) propozycję zróżnicowanego menu.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-09-27 14:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna, ul. Jana Kilińskiego 1.
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
formularz_oferty.doc174.5 KB