Zapytanie ofertowe dotyczące dostarczenia usługi cateringowej w ramach Projektu pn. ”Profilaktyka chorób odkleszczowych i eliminowanie skutków ich występowania w najbardziej zagrożonych grupach ryzyka województwa podlaskiego”

Nr sprawy: 
AGU/K1/09/2018
Data (wystawienia): 
2018-08-17
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy wykonania usługi cateringowej na spotkanie informacyjno –edukacyjne dla podmiotów gospodarczych związanych z sektorem rolnictwa (2h) – 90 osób
Zakres usługi:
Wymagania dotyczące organizacji cateringu:
Serwis kawowy dla 90 osób:
1) Oferent zapewnia ciągły serwis kawowy w czasie trwania całego spotkania obejmujący:
1. napoje gorące – kawa z ekspresu, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
2. napoje zimne - wodę gazowaną i niegazowaną (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 500 ml/osoba);
3. bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 100 gram na 1 osobę), ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie minimum 200 gram ciasta na osobę),
3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
4) Oferent zapewnienia przygotowanie bufetu (stoły, obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 10) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,;
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości;
4) zapewnienia obsługi kelnerskiej, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu spotkania.
5) dostarczenia posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 30 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania oraz 15 min. przez rozpoczęciem przerwy obiadowej;
6) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
7) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania.
Wymagania stawiane Oferentom:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
3) Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.
Kryteria oceny:
Najkorzystniejsza cena wykonania zamówienia: 100%
Termin lub okres wykonania zamówienia:
29.08.2018 godz. 9:00 (spotkanie będzie trwało od 9.00-11.00)
Miejsce realizacji usługi:
Starostwo Powiatowe w Sejnach, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 34, Sejny, Sala Konferencyjna
Składanie ofert
Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po 22.08.2018 godz. 12:00 nie będą rozpatrywane.
Miejsce:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1 (Kancelaria Ogólna) z dopiskiem "Zapytanie ofertowe nr AGU/K1/09/2018 Nie otwierać przed 22.08.2018 godz. 12:00"

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2018-08-29
3. Termin (słownie): 
Dwudziesty dziewiąty sierpnia dwa tysiące osiemnastego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
Wydział Nauk o Zdrowiu
Numer pokoju: 
0,28
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Elżbieta Kiwieorwicz
Telefon kontaktowy: 
883 521 721
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

a) kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
b) dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia,
c) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik do zapytania ofertowego),
d) propozycję zróżnicowanego menu.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-08-22 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna ul. Jana Kilińskiego 1 (Pałac Branickich)
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

• swobodnego wyboru oferty,
• przeprowadzania dodatkowych negocjacji (np. jeśli dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą cenę),
• pozostawienia bez rozpatrzenia oferty złożonej po terminie lub niepełnej (np. bez załącznika),
• unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.

ZałącznikWielkość
formularz_oferty.doc174.5 KB