Zamówienie dotyczy organizacji dwudniowego szkolenia pt."Choroby neurozwyrodnieniowe w aspekcie starzejącego się społeczeństwa"

Nr sprawy: 
AGU/SZ/1/2018
Data (wystawienia): 
2018-05-07
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy organizacji dwudniowego szkolenia pt. „Choroby neurozwyrodnieniowe w aspekcie starzejącego się społeczeństwa” o tematyce diagnostyki chorób neurozwyrodnieniowych w ramach szkoleń ciągłych dla diagnostów laboratoryjnych. Szkolenie będzie sfinansowane w 100% ze środków publicznych.

Białystok, 24-25.05.2018
Założenia organizacyjne Szkolenia:
Miejsce: Białystok
Termin: 24-25 maja 2018 Liczba uczestników: około 100 osób
Miejsce obrad: Białystok
Sala plenarna: na około 100 osób w ustawieniu teatralnym
Gastronomia: przerwy kawowe powinny być serwowane przed salą plenarną, kolacja w osobnej Sali.

1. Ramowy harmonogram organizacyjny Szkolenia (z możliwością modyfikacji):
24 maja 2018:
• Przybycie wykładowców (bez konieczności noclegu) i uczestników szkolenia (zakwaterowanie osób zamiejscowych w hotelu)
• Przygotowanie szkolenia (w godzinach przed południowych):
• Przygotowanie recepcji konferencyjnej
• Przygotowanie sali i oznakowanie obiektu
• Próba dźwięku i wizji
• Przygotowania cateringu

24 maja 2018:
• Rejestracja uczestników, odbiór materiałów konferencyjnych
• Kawa powitalna
• Otwarcie Szkolenia
• Rozpoczęcie obrad
• Przerwa na kawę
• Obrady
• Zakończenie I dnia
• Kolacja dla wykładowców i uczestników

25 maja 2018:
• Rozpoczęcie obrad
• Obrady
• Test
• Ogłoszenie wyników
• Zakończenie II dnia
• Wręczenie certyfikatów uczestnikom
• Poczęstunek

1. Stworzenie i obsługa Szkolenia:

a) uczestnicy Szkolenia

• zbudowanie pożądanej frekwencji poprzez działania marketingowe tj.: serie e-mailingów do bazy, reklama na stronie Krajowej Izby Diagnostów Laboratoryjnych, portalach branżowych m.in. MedTube, kampania na Facebooku.
• stworzenie strony internetowej Szkolenia opartej na przejrzystym dla uczestników szablonie z wszystkimi informacjami, formularzem rejestracyjnym i kontaktem
• przyjmowanie zgłoszeń uczestników poprzez obsługę formularza internetowego (opłata rejestracyjna od uczestnika to 70 PLN – płatne na konto Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku)
• call & e-mail center – bieżące udzielanie informacji uczestnikom
• bieżąca korespondencja mailowa z uczestnikami - wysyłanie listów z potwierdzeniem rejestracji, z informacjami organizacyjnymi na kolejnych etapach przygotowań
• przygotowanie imiennych identyfikatorów
• stworzenie bazy noclegowej i pomoc w rezerwacjach: specjalne ceny i hasło

b) wykładowcy Szkolenia
• zawarcie 12 umów o dzieło i rozliczenie: wykład (1000 zł netto) oraz transport (500 zł netto), przy czym jeżeli osoba nie korzysta z transportu to obie powyższe kwoty sumują się i stanowią wynagrodzenie
• bieżąca korespondencja z informacjami organizacyjnymi dotyczącymi zakwaterowania, programu, transportu i innych istotnych kwestii
• przygotowanie imiennych identyfikatorów
• odbiór prezentacji/wykładów i przekazanie do punktu multimedialnego

c) stworzenie recepcji konferencyjnej oraz jej obsługa podczas Szkolenia
• oprawa wizualna recepcji
• zapewnienie osób rejestrujących i udzielających informacji przez cały czas trwania szkolenia
• przygotowanie materiałów konferencyjnych dla każdego uczestnika
• przygotowanie imiennych certyfikatów uczestnictwa
• obsługa zaliczenia szkolenia w formie pisemnego testu oraz sprawdzenie testu wg klucza dostarczonego przez Kierownika naukowego szkolenia

2. Organizacja i kontakt z podwykonawcami (zawarcie umowy, przeprowadzenie uzgodnień oraz rozliczenia finansowe)

a) Centrum wykładowe :
uzgodnienia w sprawie ustawienia i wyposażenia sali plenarnej, cateringu.
b) Hotel: 34 pokoje 2-osobowe z śniadaniami,
• uzgodnienia w sprawie listy gości nocujących i koordynacja zmian, w przypadku takiej potrzeby
• Miejsce noclegu dla zamiejscowych uczestników szkolenia

Proponowany obiekt:
• Przygotowanie kilku opcji noclegu dla uczestników, zabezpieczenie miejsc w obiektach

c) Obsługa multimedialna
• wynajem i obsługa sprzętu multimedialnego potrzebnego do profesjonalnego przeprowadzenia sesji w Sali wykładowej
• zaaranżowanie punktu multimedialnego do wgrywania prezentacji przez wykładowców i ich sprawdzania
• obsługa testu zaliczeniowego, tj. dostarczenie Kierownikowi naukowemu szkolenia wyników każdego z uczestników wg dostarczonego uprzednio klucza.

d) Oprawa wizualna
• zapewnienie jednolitej wizualnie oprawy graficznej wszystkich elementów
• zapewnienie oznaczeń miejsca Szkolenia poprzez rollupy, standy – przygotowanie projektów graficznych, nadruki i wynajem mechanizmów
• przygotowanie slajdu z logo Szkolenia do wyświetlania na ekranie

e) Obsługa gastronomiczna
• poczęstunki kawowe, kolacja będą serwowane w postaci bufetów a dla uczestników zapewnione będą stoły koktajlowe przy których będą mogli zjeść posiłek. Wszystkie stoły i bufety będą nakryte obrusami.

Przerwy kawowe:
W skład przerwy wchodzi: - kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasto, kanapki
Kolacja:
3 dania gorące (zupa, dania główne mięsne i bezmięsne, sałatki, przekąski,
ciasta, desery, owoce, napoje zimne i gorące)

f) Obsługa spotkania:
• opieka event managera – na wszystkich etapach realizacji projektu oraz podczas Szkolenia
• obsługa recepcji podczas trwania Szkolenia – rejestracja uczestników, wydawanie certyfikatów, udzielanie bieżących informacji
• asystent sali podczas obrad – odpowiedzialny za podawanie mikrofonów podczas dyskusji, wymianę wody na mównicy, czuwanie nad przestrzeganiem czasu wystąpień
• technicy obsługujący sprzęt multimedialny i wgrywający prezentację w punkcie multimedialnym

3. Przygotowanie materiałów promocyjnych i konferencyjnych:
• przygotowanie programu zawierającego program naukowy oraz informacje organizacyjne (projekt graficzny, redakcja i wydruk)
• opracowanie szaty graficznej Szkolenia
• przygotowanie i prowadzenie strony www Szkolenia
• przygotowanie projektów identyfikatorów ze smyczą
• przygotowanie projektów certyfikatów uczestnictwa (projekt graficzny, wydruk).
• przygotowanie projektów zaproszeń i bannerów reklamowych do zamieszenia w Internecie i prasie branżowej
• wydruki ww. materiałów w ustalonych nakładach

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
2. Okres: 
2018-05-24 - 2018-05-25
3. Termin (słownie): 
Od dwudziestego czwartego maja do dwudziestego piątego maja dwa tysiące osiemnastego roku.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Waszyngtona 15a, 15-269 Białystok
budynek: Collegium Novum (blok M)

Dział: 
ZAKŁAD DIAGNOSTYKI CHORÓB NEUROZWYRODNIENIOWYCH
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Paweł Muszyński, prof. dr hab. Barbara Mroczko
Telefon kontaktowy: 
85 686 51 68
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

Nie dotyczy.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-05-11 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Pałac Branickich ul. Jana Kilińskiego 1
Pokój numer: 
Kancelaria ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.