Wykonanie usługi cateringowej podczas konferencji naukowej Towards Comprehensive Population Studies – Bialystok + 13 i 14 kwietnia 2018 r.

Nr sprawy: 
2018/BPLUS/ZO/04
Data (wystawienia): 
2018-03-29
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy wykonania usługi cateringowej podczas konferencji naukowej Towards Comprehensive Population Studies – Bialystok + 13 i 14 kwietnia 2018 r.
Zakres usługi:
Wymagania dotyczące organizacji cateringu:
Serwis kawowy dla 120 osób (podzielony na dwa pomieszczenia: 30 os. i 90 os.) na 2 dni:
1) Oferent zapewnia ciągły serwis kawowy w ciągu 2 dni trwania konferencji:
1. kawę, herbatę, cytrynę, cukier, mleko, wodę gazowaną i niegazowaną, wszystkie napoje w ilościach nielimitowanych;
2. bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 100 gram na 1 osobę)
oraz:
ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie minimum 200 gram ciasta na osobę)
lub
galanterię cukierniczą (np. mini babeczki, mini tartaletki, mini serniczki) min. 4 szt./os.

Bufet z ciepłymi daniami wraz z obsługą kelnerską dla 120 osób (podzielony na dwa pomieszczenia: 30 os. i 90 os.) na 2 dni:
2) Oferent zapewnia pełnowartościowy posiłek w formie pierwszego i drugiego dania obiadowego podany o godz. 13:30 pierwszego dnia i 13:15 kolejnego dnia.
Dania w poszczególnych dniach powinny się różnić.
Posiłek powinien uwzględniać następującą gramaturę:
1. Zupa (2 rodzaje: w tym 1 zupa krem, np. zupa krem z białych warzyw i rosół) min. 250 ml/porcja
2. danie mięsne min. 150 g/os z dowolnym sosem (z wykluczeniem mięsa mielonego i w panierce);
3. danie rybne (np. łosoś, dorsz) min. 100g/os;
4. danie wegetariańskie min. 100 g/os,
5. dodatek skrobiowy - 2 rodzaje (np. ziemniaki opiekane, ryż, kasza) min. 150g/os,
6. surówka warzywna (2 rodzaje) min. 100 g/os,
7. kompozycje sałatek (2 rodzaje) min. 150 g/os,
8. soki - 2 rodzaje soków owocowych 100%, podawanych w szklankach , min. 300 ml/os,
3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
4) Oferent zapewnienia przygotowanie bufetu (stoły, obrusy, serwetki itp.), własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów.
5)Oferent zobowiązuje się do przestrzegania zasad administratora Pałacu Branickich, w kwestii dbałości o wnętrza i wyposażenie Pałacu.
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych;
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
4) zapewnienia obsługi kelnerskiej, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu zajęć.
5) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 30 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania oraz 10 min. przez rozpoczęciem przerwy obiadowej;
6) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
7) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 60 minut po zakończeniu spotkania.
Wymagania stawiane Oferentom:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
2. Okres: 
2018-04-13 - 2018-04-14
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-269 Białystok, ul. Waszyngtona 13a budynek Centrum Badań Innowacyjnych

Dział: 
Zakład Medycyny Populacyjnej i Prewencji Chorób Cywilizacyjnych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Andrzej Raczkowski
Telefon kontaktowy: 
605347597 email andrzej.raczkowski@umb.edu.pl
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
- dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia,
- propozycję zróżnicowanego menu.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-04-04 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna UMB , na kopercie proszę dopisać numer zapytania ofertowego
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy_b.doc34.5 KB
rozstrzygniecie_zapytania_ofertowego_2018_bplus_zo_04.pdf114.49 KB