Świadczenie usługi polegającej na usłudze cateringowej wraz z wynajmem sali szkoleniowej w trakcie międzynarodowej szkoły letniej „Umiejętności miękkie a sukces naukowy” w ramach projektu „Interdyscyplinarne, międzynarodowe studia doktoranckie w zakresie

Nr sprawy: 
AZP/US/14/DWF-073/5504/1/2019
Data (wystawienia): 
2019-03-29
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Świadczenie usługi polegającej na usłudze cateringowej wraz z wynajmem sali szkoleniowej w trakcie międzynarodowej szkoły letniej „Umiejętności miękkie a sukces naukowy” w ramach projektu „Interdyscyplinarne, międzynarodowe studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej i nauk farmaceutycznych na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”.
1) Zakres usługi obejmuje organizację wyżywienia - usługa cateringowa wraz z wynajmem sali szkoleniowej:
 Menu: przerwa kawowa – galanteria cukiernicza (kruche ciastka min. 4 różne rodzaje, np. kruche, wafle, nadziewane, czekoladowe, min. waga 200 gram na 1 osobę), napoje gorące (kawa, herbata czarna, zielona i owocowa oraz dodatki, tj. mleko, cukier, cytryna), napoje zimne (woda niegazowana w butelkach 0,5 l/osoba, soki min. 2 rodzaje, po min. 500 ml/osoba). Ilość dostosowana do liczby 12 uczestników.
 Menu: lunch w sali oddalonej od sali szkoleniowej nie więcej niż 150 metrów – zestaw: posiłek dwudaniowy (zupa, min. waga 350 gram na 1 osobę; drugie danie, min. waga 450 gram na 1 osobę) i napój zimny (300 ml), po 1 zestawie dla każdego użytkownika na każdy dzień szkolenia. Ilość dostosowana do liczby 12 uczestników. Menu powinno różnić się w każdym dniu i brać pod uwagę potrzeby uczestników (np. dieta bezmięsna). Sala oraz budynek, w którym się ona znajduje zapewniające dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
 Sala szkoleniowa pod adresem Wykonawcy dostosowana wielkościowo do uczestnictwa w zajęciach w ramach szkoły letniej 12 uczestników + 3 nauczycieli akademickich, tj. na co najmniej 15 osób (min. 40 m2), wyposażona m.in. w rzutnik multimedialny z ekranem, tablicę flipchart lub suchościeralną z markerami, laptop, krzesła, stół/stoły. Sala oraz budynek, w którym się znajduje zapewniające dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
2) Uczestnicy: 12 doktorantów + 3 nauczycieli akademickich
Usługa cateringowa będzie świadczona dla 12 osób. Usługa wynajmu sali szkoleniowej będzie świadczona na 15 osób: 12 doktorantów + 3 nauczycieli akademickich. Jednakże w sytuacjach losowych istnieje prawdopodobieństwo zmniejszenia liczby uczestników o np. 1-2 osoby. O ostatecznej liczbie uczestników Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż na 2 dni przed rozpoczęciem realizacji usługi. Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie za faktycznie wykonaną część zamówienia – ilość przygotowanych porcji w zakresie lunchu i przerwy kawowej.

Miejsce realizacji usługi: miejscowość z możliwością dojazdu transportem zbiorowym nie przekraczająca w linii prostej do 50 km od granicy Białegostoku, z siecią połączeń komunikacyjnych transportem zbiorowym w godzinach kursowania co najmniej od godz. 6:00 do godz. 9:00 oraz od godz. 15:30 do godz. 17:00 – wskazane jest aby zaproponowana przez Wykonawcę miejscowość posiadała walory przyrodnicze i kulturowe: np. Supraśl. Wykonawca wskaże miejsce, jakie oferuje na formularzu ofertowym.

Wymagania wobec Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki:
1) Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń – złożenie oferty oznacza akceptację treści zapytania.
2) Posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie, tzn. zrealizowali min. 2 usługi polegające na organizacji usługi cateringowej wraz z wynajmem sali szkoleniowej w ramach szkoleń i konferencji (lub podobnych wydarzeń) dla co najmniej 15 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert.
3) Posiadają odpowiednie uprawnienia do świadczenia przedmiotowej usługi – o ile istnieje ustawowy obowiązek posiadania takich uprawnień.
4) Dysponują odpowiednim zasobem lokalowym, potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do realizacji przedmiotowej usługi.
5) Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej dającej możliwość realizacji zamówienia.
6) Nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym (zgodnie z Załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego).

Kryteria oceny:
1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
Kryterium Waga%/ Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
Cena oferty 80 %/80 pkt
Aspekty społeczne 20%/20 pkt

2) Zasady oceny kryterium "Cena oferty".
Cena ofertowa musi być podana w formularzu ofertowych w PLN, cyfrowo i słownie, łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi w terminie składania oferty przepisami, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
W kryterium „cena oferty” ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: liczba punktów = najniższa cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu/ cena oferty rozpatrywanej x 80
Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 80 punktów.
3) Zasady oceny kryterium "Aspekty społeczne”.
Spełnienie kryterium „Aspekty społeczne” Zamawiający rozumie jako zatrudnienie przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej, przez cały okres trwania umowy, co najmniej jednej osoby spośród wymienionych poniżej kategorii:
 bezrobotne w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub
 młodociane, o których mowa w przepisach prawa pracy, w celu przygotowania zawodowego lub
 niepełnosprawne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub
• inne niż określone w pkt 1, 2 lub 3, o których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011 r. poz. 225 i 1211 oraz z 2015 r. poz. 1220 i 1567) lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Zatrudniona osoba będzie brała udział w realizacji zamówienia tj. w przygotowaniu i/lub dostarczeniu zamówienia i/lub uprzątnięciu miejsca cateringu.
Na etapie składania oferty wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu kryterium „Aspekty społeczne”.
Na etapie realizacji umowy wykonawca łącznie z fakturą za wykonaną usługę składa oświadczenie wykonawcy, o uczestniczeniu w realizacji zamówienia osoby spośród wymienionych powyżej kategorii.
W przypadku niezłożenia przez wykonawcę, łącznie z fakturą oświadczenia lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, zostanie na niego nałożona jest kara w wysokości 20% wartości faktury. Kara zostanie potrącona z należności wynikającej z faktury.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu wykonania zamówienia poprzez zbadanie rzeczywistych warunków jego wykonania. W związku z tym Zamawiający zastrzega sobie prawo wstępu do siedziby wykonawcy lub innego miejsca wykonania zamówienia w celu weryfikacji rzeczywistego udziału osób zatrudnionych przy wykonaniu zamówienia.
Wykonawca, który nie zadeklaruje spełnienia kryterium „Aspekty społeczne” otrzyma w tym kryterium 0 (zero) punktów.
4) Ostateczna ocena punktowa oferty.
Maksymalna ostateczna ocena punktowa oferty (Cena oferty + Aspekty społeczne): 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

Termin lub okres wykonania zamówienia: Planowany termin: 3-7 czerwca 2019 r., 5 dni (poniedziałek – piątek).

Nazwa i kody CPV:
- zapewnienie wyżywienia oraz organizacja serwisu kawowego (kod CPV 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)
- zapewnienie sali szkoleniowej (kod CPV 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji).

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Planowany termin: 3-7 czerwca 2019 r., 5 dni (poniedziałek – piątek).
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok

Dział: 
Dziekanat Wydziału Farmaceutycznego, Dział Zamówień Publicznych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Alina Wawrzeniuk, Barbara Dokert-Świsłocka
Telefon kontaktowy: 
85 686 58 39, 85 748 55 39
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego).

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-04-09 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: UNIWERSYTET MEDYCZNY w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok z dopiskiem ,,Oferta na świadczenie usługi polegającej na usłudze cateringowej wraz z wynajmem sali szkoleniowej (3-7 czerwca 2019 r., 5 dni), sprawa nr AZP/US/14/DWF-073/5504/1/2019 - Nie otwierać przed dniem 09.04.2019 r. godz. 12:00". Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
    do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie
ZałącznikWielkość
zalacznik_1_opis_przedmiotu_zamowienia.docx278.75 KB
zalacznik_2_formularz_ofertowy.docx272.94 KB
zalacznik_3_wzor_umowy.docx276.31 KB
zalacznik_4_oswiadczenie_o_braku_powiazan_z_zamawiajacym.docx267.81 KB
zalacznik_5_oswiadczenie_klauzula_spoleczna.doc152 KB
zmieniony_zalacznik_2_formularz_ofertowy.docx273.01 KB
zmieniony_zalacznik_3_wzor_umowy.docx276.49 KB
informacja_o_uniewaznieniu..docx268.15 KB