Świadczenie kompleksowej usługi redakcyjno – wydawniczej dla czasopisma Progress in Health Sciences

Nr sprawy: 
ANZ/2/SDUN/2016
Data (wystawienia): 
2016-12-08
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Czasopismo Progress in Health Sciences wydawane jest od 2011 roku i drukuje, nieodpłatnie, wyłącznie niepublikowane wcześniej oryginalne wyniki naukowe, prace poglądowe, przypadki kazuistyczne.
Progress in Health Sciences ukazuje się w wersji papierowej (wersja pierwotna, podstawowa -p-ISSN 2083-1617) oraz elektronicznej (e-ISSN 2083-6260 - do bezpłatnego pobierania pełnych wersji publikacji - http://progress.umb.edu.pl/). Przed ukazaniem się wersji papierowej czasopisma funkcjonuje forma AHEAD OF PRINT.

Zakres tematyczny czasopisma obejmuje zagadnienia szeroko rozumianych nauk o zdrowiu: nauk o opiece zdrowotnej i usługach zdrowotnych (w tym administracja szpitali, finansowanie ochrony zdrowia), polityki zdrowotnej i usług zdrowotnych, pielęgniarstwa, żywienia, dietetyki, zdrowia publicznego w tym ekonomiki ochrony zdrowia, biostatystyki medycznej, medycznych systemów informacyjnych, badań jakości w ochronie zdrowia, filozofii medycyny, historii medycyny, zdrowia środowiskowego, socjologii, sozologii, parazytologii, chorób zakaźnych, epidemiologii, chorób zawodowych, nauki o sporcie i sprawności fizycznej, nauk społeczno-biomedycznych (w tym planowanie rodziny, zdrowie seksualne, psychoonkologia, polityczne i społeczne skutki badań biomedycznych), etyki medycznej, uzależnień, przemocy, agresji oraz z zakresu praw medycznego i nauk podstawowych, medycyny klinicznej i doświadczalnej.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi redakcyjno – wydawniczej polegającej na:

1. Digitalizacji publikacji i monografii naukowych w celu zapewnienia i utrzymania otwartego dostępu do nich przez sieć Internet - okres realizacji zadania nr 1 do 31.12.2016 r.
2. Wdrożenie procedur zabezpieczających oryginalność publikacji naukowych oraz zastosowanie techniki zabezpieczeń - okres realizacji zadania nr 2 do 31.12.2016 r.
3. Stworzenie specjalistycznej korekty drukowanych artykułów - okres realizacji zadania nr 3 do 30.11.2017 r.

Realizacja zadania numer 1
pn. „Digitalizacji publikacji i monografii naukowych w celu zapewnienia i utrzymania otwartego dostępu do nich przez sieć Internet” - okres realizacji zadania nr 1 do 31.12.2016 r.

W zakres wykonania przedmiotu zamówienia wchodzi:

1. wdrożenie modułu pozwalającego stworzyć nowoczesną wersje on-line czasopisma umożliwiającą aktywną dystrybucję publikacji w Internecie. Wersja on-line oparta na profesjonalnym systemie do zarządzania procesem powinna pozwolić aktywnie prezentować treści czasopisma. Treści dostępne powinny być w modelu open access. Dostępne narzędzia do analityki pozwolą zidentyfikować między innymi najczęściej pobierane artykuły, co pozwoli kreować politykę redakcyjną zgodną z międzynarodowymi trendami tematycznymi. Zadanie umożliwi wdrożenie specjalistycznego narzędzia umożliwiającego dystrybucję treści naukowych do szerokiego grona odbiorców.

2. stworzenie baz prac archiwalnych w nowoczesnej technologii. Artykuły naukowe czasopisma powinny opracowane w formacie natywnym umożliwiającym ich aktywną dystrybucję. Publikacje powinny być dostępne w formatach: PDF, HTML lub/i plików w innych wymaganych formatach koniecznych do dystrybucji treści czasopisma do obecnych i przyszłych baz indeksujących.

3. opracowanie składu DTP artykułów naukowych z odpowiednimi deskryptorami specyficznymi dla świata nauki takimi jak numery DOI, słowa kluczowe, author’s contribution czy żywymi linkami upraszczającymi cytowanie publikacji, umożliwiające odpowiednie przygotowanie artykułów naukowych zgodnie z międzynarodowymi standardami wydawniczymi.

4. opracowanie składu DTP artykułów naukowych z odpowiednimi deskryptorami specyficznymi dla świata nauki takimi jak numery DOI, słowa kluczowe, author’s contribution czy żywymi linkami upraszczającymi cytowanie publikacji, umożliwiające odpowiednie przygotowanie artykułów naukowych zgodnie z międzynarodowymi standardami wydawniczymi.

5. nadanie archiwalnym i bieżącym artykułom naukowym numerów DOI (Digital Object Identifier) oraz dystrybucja treści w odpowiednim formacie do bazy CrossRef.

6. dystrybucja treści czasopisma do obecnych i przyszłych baz indeksujących czasopismo, możliwość podłączenia zaakceptowanych prac do strony www czasopisma w postaci ONLINE FIRST, możliwość podłączenia zaakceptowanych prac do strony www czasopisma oraz możliwość wysłania opublikowanych prac do baz , z którymi czasopismo ma umowę i do bazy POL-INDEX.

7. zapewnienie dostępu do nowych technologii i innowacyjnych rozwiązań dotyczących wydawania i dystrybucji czasopisma drogą elektroniczną.

8. utrzymanie strony www czasopisma, statystyki pobieranych i oglądanych prac.

9. wykonanie eksportu anglojęzycznych treści naukowych do międzynarodowych baz indeksacyjnych, repetytoryjnych oraz bibliotecznych.

Realizacja zadania numer 2
pn.: „Wdrożenie procedur zabezpieczających oryginalność publikacji naukowych oraz zastosowanie techniki zabezpieczeń” - okres realizacji zadania nr 2 do 31.12.2016 r.

W zakres wykonania przedmiotu zamówienia wchodzi:

1. zakup narzędzia umożliwiającego opis artykułu odpowiednimi metadanymi takimi jak: słowa kluczowe, określenie dyscyplin naukowych. Narzędzie powinno umożliwiać zastosowanie procedur etyczne, a w szczególności: zapora ghostwriting, ghostauthorship.
System powinien wymagać od autorów złożenia oświadczenia o braku konfliktu interesów, o oryginalności artykułu oraz źródłach finansowania badań (jeśli dotyczy).

Szczegółowe parametry dla platformy umożliwiającej obsługę czasopisma:

Panel Redakcyjny

- możliwość edycji podstawowych danych osób wysyłających prace do czasopisma,
- możliwość założenia indywidualnego konta z loginem i hasłem przez osoby wysyłającej prace uczestnika,
- możliwość edycji zapomnianego hasła,
- instrukcja dla użytkowników Panelu Redakcyjnego (pomoc, najczęstsze pytania),
- podstawowe informacje na temat czasopisma „Progress in Health Sciences” (adres czasopisma, wydawca, Instrukcje dla Autorów, tematyka czasopisma, Redaktorzy czasopisma, Komitet Redakcyjny),
- możliwość nadania numeru pracy.

Panel redakcyjny powinien składać się z części przeznaczonej dla:
1. autorów prac,
2. recenzentów,
3. redaktorów czasopisma.

w części dla Autorów Panel Redakcyjny powinien zawierać:

- możliwość wyboru typu pracy: oryginalna, poglądowa, list do Redakcji, list Redakcyjny,
- możliwość wprowadzenia tytułu pracy,
- możliwość wprowadzenia streszczenia pracy,
- możliwość wprowadzenia słów kluczowych,
- możliwość wprowadzenia autorów prac, tytułów naukowych, adresu e-mail i afiliacji,
- możliwość wprowadzenia autora korespondencyjnego pracy, tytułów naukowych, adresu e-mail i afiliacji,
- możliwość wprowadzenia sugerowanych co najmniej 5 recenzentów pracy (imię, nazwisko, adres e-mail, afiliacja),
- możliwość dodania komentarzy przez autorów dotyczących wysyłanego artykułu,
- możliwość napisania listu przewodniego (Cover Letter) lub dołączenia pliku,
- możliwość dołączenia artykułu w postaci plików Microsoft Word w formacie doc, docx,
- możliwość dołączenia strony tytułowej pracy,
- możliwość dołączenia artykułu bez strony tytułowej,
- możliwość dołączenia tabel plików w formacie Microsoft Word w formacie doc, docx,
- możliwość dołączenia rycin w formacie Excel lub formacie jpg,
- możliwość dołączenia dodatkowych plików,
- możliwość podglądu i akceptacji wysyłanej pracy,
- możliwość ponownego wysłania pracy po dokonaniu korekty pracy.

w części dla Recenzentów Panel Redakcyjny powinien zawierać:

- możliwość poglądu artykułu nadesłanego do Redakcji czasopisma,
- historia nadesłanego artykułu (pierwszy raz wysłana praca do recenzji, czy po raz kolejny czy po recenzji),
- możliwość porównania recenzowanego artykułu z podobnymi opublikowanymi pracami na podobny temat,
- możliwość wykonania recenzji w postaci elektronicznej i wysłania jej do Autorów pracy i Redaktorów czasopisma.

w części dla Redaktorów Panel Redakcyjny powinien zawierać:

- możliwość poglądu artykułu nadesłanego do Redakcji czasopisma,
- historia nadesłanego artykułu (pierwszy raz wysłana praca do recenzji, czy po raz kolejny czy po recenzji),
- możliwość porównania recenzowanego artykułu z podobnymi opublikowanymi pracami na podobny temat,
- możliwość automatycznej odpowiedzi dla Autorów o nadesłanej,
- możliwość automatycznego wysłania artykułu do zaproponowanych 5 recenzentów,
- możliwość wysłania do Autorów pracy o przyjęciu, korekcie lub odrzuceniu pracy.

Panel Redakcyjny powinien zawierać także:
- raporty, zestawienia, statystyki, możliwość wyboru przez administratora informacji o uczestnikach zawartych w danym raporcie, import do programu Microsoft Excel (XLS lub XLSX),
- system powinien spełniać wymagania GIODO w zakresie ochrony danych osobowych.

2. uzyskanie dostępu do systemu antyplagiatowego,
3. przeprowadzenie szkolenia-prezentacji dla użytkowników Panelu Redakcyjnego,
4. zapewnienie obsługi technicznej systemu w formie infolinii w godzinach 8-16,
5. zapewnienie konsultacji telefonicznych w zakresie konfiguracji i administracji Panelu redakcyjnego,
6. zapewnienie nielimitowanego wsparcia e-mailowego w zakresie konfiguracji i administracji systemem w trakcie trwania usługi.

Realizacja zadania numer 3
Pn. „Stworzenie specjalistycznej korekty drukowanych artykułów” - okres realizacji zadania nr 1 do 30.11.2017 r.

W zakres wykonania przedmiotu zamówienia wchodzi:

1. specjalistyczna korekta prac bieżących w ilości nie mniejszej niż 50 rocznie. Kluczem doboru tłumacza będzie znajomość zagadnień specjalistycznych dla właściwej dyscypliny nauki.

Sposób realizacji zamówienia:

- Zamawiający w ciągu 3 dni od daty podpisania umowy przekaże treści, które są potrzebne do wykonania systemu.
- Wybrany Wykonawca przedstawia Zamawiającemu wersję demonstracyjną systemu.
- Wykonawca przeprowadzi szkolenie użytkowników Panelu Redakcyjnego.
- System musi być dostosowany do grupy docelowej.
- W związku z realizacja zadania nr 3 Zamawiający przekaże Wykonawcy materiał do specjalistycznej korekty drukowanych artykułów na bieżąco, natomiast rozliczenie nastąpi w okresach comiesięcznych.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru i akceptacji systemu oraz zgłaszania uwag i zastrzeżeń.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Kilińskiego 1, W sprawach formalnych: Dział Nauki i Współpracy Międzynarodowej; Agnieszka Szczepura; tel. 85 748 5489; W sprawach merytorycznych: Wojciech Kułak, tel. 603 512 723

Dział: 
Nauki i Współpracy Międzynarodowej UMB
Numer pokoju: 
53
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Agnieszka Szczepura
Telefon kontaktowy: 
85 748 5489
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2016-12-12 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna UMB
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy.doc36.5 KB
rozstrzygniecie_zapytania_ofertowego.doc155.5 KB