Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia z obsługi studentów zagranicznych przez cały cykl kształcenia dla pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w projekcie: „Welcome to Medical University of Bialystok (...)"

Nr sprawy: 
AWM/NAW/5/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-03-11
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138 o ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Opis przedmiotu zamówienia:
1) Zamówienie dotyczy projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.
2) Przedmiotem zamówienia jest:
Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia w formule zamkniętej z zakresu obsługi studentów zagranicznych przez cały cykl kształcenia dla pracowników administracyjnych Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.
a) Grupa docelowa: w szkoleniu weźmie udział około 10 pracowników administracyjnych Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, którzy na swoich stanowiskach pracy zajmują się obsługą lub nadzorem nad obsługą studentów zagranicznych.
b) Planowany termin i harmonogram realizacji usługi:
- Jedna grupa – maj 2019 r. – dwa dni – łącznie 16 godzin dydaktycznych (oraz dwie przerwy po 15 minut każda). Zajęcia będą prowadzone w dni robocze.
c) Miejsce realizacji usługi: siedziba Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok. Zamawiający zapewni salę szkoleniową i wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia szkolenia (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart z flamastrami).
d) Liczba godzin warsztatów: łącznie 16 godzin dydaktycznych x 1 grupa (1 godzina dydaktyczna = 45 minut).
e) Sposób realizacji usługi:
- przygotowanie konspektu zajęć i materiałów dydaktycznych;
- przeprowadzenie zajęć – wszystkie zajęcia będą prowadzone w języku polskim;
- uwzględnienie w prowadzeniu zajęć faktu, żę najliczniejsza grupa studentów cudzoziemców w Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku to studenci pochodzący z Norwegii, Finaldii, Szwecji, Niemiec, Hiszpanii, Arabii Saudyjskiej.
- przygotowanie, zebranie i przekazanie Zamawiającemu niezbędnej dokumentacji z zajęć: listy obecności, dzienniki zajęć;
- przygotowanie i przekazanie uczestnikom zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniu (plus kopie dla Zamawiającego);\
- przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji zajęć, w szczególności stosowanie języka równościowego;
- sporządzenie raportu z zajęć;
- przygotowanie i przeprowadzenie testu końcowego sprawdzającego nabytą wiedzę.
- f) Zakres tematyczny zajęć:
- uregulowania prawne (m.in. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 czerwca 2018 r. w sprawie podejmowania przez cudzoziemców studiów i szkoleń oraz ich uczestnictwa w badaniach naukowych i pracach rozwojowych; Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie wzoru zaświadczenia jednostki prowadzącej studia o przyjęciu cudzoziemca na studia lub o kontynuacji przez niego studiów; Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce);
- najważniejsze definicje związane z procesem obsługi studenta zagranicznego;
- kształcenie krótkoterminiowe i długoterminowe;
- zasady rekrutacji cudzoziemców na studia w Polsce;
- niezbędna dokumentacja wymagana podczas przyjmowania cudzoziemców na studia w Polsce;
- prawa i obowiązki studentów cudzoziemców w toku studiów;
- zasady płatności za studia przez cudzoziemców;
- dopełnienie wszystkich formalności związanych z przybyciem cudzoziemców na studia w Polsce;
- orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawach studentów cudzoziemców;
- legalizacja pobytu w Polsce w świetle obowiązujących przepisów prawnych;
- różne aspekty pomocy materialnej dla studentów cudzoziemców;
- stypendia dla studentów cudzoziemców;
- komunikacja międzykulturowa w procesie obsługi studenta zagranicznego;
- obowiązki sprawozdawcze uczelni dotyczące studentów i absolwentów cudzoziemców;
- case studies;
- inne zagadnienia;
- możliwość konsultacji indywidualnych.

Przed rozpoczeciem szkolenia Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przedstawienia do akceptacji przez Zamawiającego planu ramowego szkolenia ze wskazanymi zagadnieniami do realizacji w toku szkolenia.
g) Forma zajęć:
- przekazanie podstawowych informacji teoretycznych oraz praca grupy w formie warsztatów i case studies pod kierunkiem trenera, konsultacje podjętych działań
- praca z dokumentami prawnymi i formularzami
- praca w grupie około 10-osobowej.

h) Wymagania wobec trenera prowadzącego zajęcia:
- wykształcenie wyższe
- doświadczenie zawodowe w zakresie współpracy międzynarodowej związanej z funkcjonowaniem szkoły wyższej;
- doświadczenie w pracy w instytucjach / organizacjach cechujących się międzynarodowym, wielokulturowym środowiskiem pracy;
- co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu współpracy międzynarodowej dla pracowników szkół wyższych i przeprowadzenie co najmniej 3 takich szkoleń w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, potwierdzone stosownym dokumentem,
- dyspozycyjność w okresie planowanej realizacji usługi.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. uprawnień oraz doświadczenia.

Kryteria oceny:
1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
- Cena oferty – max. liczba – 70 pkt
- Doświadczenie trenera: liczba przeprowadzonych szkoleń z zakresu obsługi studentów zagranicznych dla pracowników szkół wyższych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert – max. liczba – 30 pkt.
2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”
- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację zamówienia. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 70
- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 punktów.
3) Zasady oceny kryterium „Doświadczenie trenera”.
- W kryterium „Doświadczenie trenera” ocena zostanie dokonana na podstawie liczby przeprowadzonych szkoleń z zakresu obsługi studentów zagranicznych dla pracowników szkół wyższych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert,
- Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:
dwa szkolenia: 0 punktów
trzy – cztery szkolenia: 10 punktów
pięć – sześć szkoleń: 20 punktów
siedem i więcej szkoleń: 30 punktów.

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 2) liczbę i wykaz przeprowadzonych szkoleń z zakresu obsługi studentów zagranicznych dla pracowników szkół wyższych w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, ze wskazaniem informacji o Zamawiającym usługi.

Jeżeli w realizacji warsztatów bierze udział więcej niż jeden trener, należy podać doświadczenie korzystniejsze dotyczące jednego z nich.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2019-03-29
2. Okres: 
2019-03-11 - 2019-06-30
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego czerwca dwa tysiące dziewiętnastego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, pokój nr 100, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich.

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
nr 100 - Prawe Skrzydło Pałacu Branickich
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
mgr inż. Łukasz Lepionka
Telefon kontaktowy: 
85 686 51 76
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

1) Dokument rejestrowy Wykonawcy potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej
2) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym,
3) Kopia dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie i doświadczenie.

1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia z obsługi studentów zagranicznych” – sprawa nr AWM/NAW/5/2019/TM – Nie otwierać przed dniem 29.03.2019, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane.
2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-03-29 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna.
Pokój numer: 
Lewe Skrzydło Pałacu Branickich
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • - do pozostawienia lub rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie,
  • - do unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert,
  • - do zmiany zakresu zamówienia przed upływem terminu składania ofert.
ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy_szkolenie_z_obslugi_studentow_zagranicznych.doc147.5 KB
wzor_umowy_szkolenie_z_obslugi_studentow_zagranicznych_-_zaparafowana.docx118.87 KB
zapytanie_ofertowe_umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_1.doc149.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_obsluga_studenta_zagranicznego.doc128 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf199.35 KB