Przedmiotem zamówienia jest usługa efektywnego pozyskiwania kandydatów na studia lekarskie prowadzone w języku angielskim przez Wydział Lekarski z Oddziałem Stomatologii i Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku

Nr sprawy: 
DPP/INT/2/2018/TM
Data (wystawienia): 
2018-11-05
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

W ramach realizacji zamówienia, Wykonawca zostanie zobowiązany do wykonania następujących czynności:
- szczegółowego informowania potencjalnych kandydatów na studia prowadzone przez Zamawiającego dotyczącego charakterystyki studiów, programu kształcenia, odpłatności związanych z kształceniem, warunków studiowania, kosztów utrzymania w Polsce, uwarunkowań socjalno-bytowych i innych kwestii związanych ze studiowaniem u Zamawiającego;
- informowania kandydatów na studia na temat warunków rekrutacji określonych przez Komisję Rekrutacyjną Zamawiającego, zgodnie z informacjami przekazanymi przez Zamawiającego po podpisaniu umowy;
- przedstawienia kandydatom na studia regulaminu studiów w języku angielskim prowadzonych przez Zamawiającego;
- przedstawienia kandydatom na studia programu nauczania;
- oddelegowania do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osoby (osób) posiadającej /-cych odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z pozyskiwaniem studentów anglojęzycznych i w pracy na rzecz uczelni wyższej oraz posiadającej/-cych biegłą znajomość języka angielskiego jak również biegłą znajomość oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia.
Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego;
- dołożenia starań, aby kandydaci na studia pozyskani przez Wykonawcę, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w studiach anglojęzycznych prowadzonych przez Zamawiającego, posiadali wymagane badania medyczne, szczepienia i ubezpieczenia zdrowotne, na cały okres studiów u Zamawiającego;
- zweryfikowania, czy system edukacji oraz uregulowania prawne obowiązujące w danym kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia nie uniemożliwia lub nie stanowi istotnej przeszkody w podjęciu studiów lekarskich prowadzonych przez Zamawiającego;
- pomocy kandydatom na studia w skompletowaniu wymaganych dokumentów niezbędnych do przejścia całego procesu rekrutacji;
- zweryfikowania, czy kandydaci na studia znają język angielski na poziomie umożliwiającym uczestnictwo w zajęciach w ramach programu studiów;
- kompleksowej pomocy kandydatom na studia w wypełnieniu formularzy aplikacyjnych w systemie rekrutacyjnym funkcjonującym u Zamawiającego. Zamawiający udzieli Wykonawcy wskazówek dotyczących zasad funkcjonowania elektronicznego systemu rekrutacyjnego Zamawiającego;
- udzielenia kandydatom, którzy pomyślnie przejdą etap rekrutacji, kompleksowej pomocy związanej z organizacją wyjazdu na studia do Polski, w tym m.in.: pomoc w uzyskaniu wizy (jeśli dotyczy), pomoc w znalezieniu zakwaterowania i inne;
- podpisania umowy z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;
- podpisania z Zamawiającym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

Zakres zamówienia:
- Kandydaci na studia medyczne prowadzone w języku angielskim przez Zamawiającego będą pozyskiwani w szczególności z następujących krajów: Wielka Brytania, Irlandia, Włochy, Kanada, Portugalia, Francja, Belgia, Holandia, Luksemburg, Izrael, Turcja. Wykonawca ma również możliwość pozyskiwania kandydatów na studia z innych krajów, z wyjątkiem krajów, określonych jako wyłączone z przedmiotu zamówienia w niniejszym zapytaniu ofertowym.
- Kandydaci na studia medyczne prowadzone w języku angielskim przez Zamawiającego nie mogą być pozyskiwani z następujących krajów: Niemcy, Hiszpania, Norwegia, Szwecja, Finlandia, Dania, Islandia.
- W ramach realizacji zamówienia Wykonawca pozyska nie mniej niż 4 i nie więcej niż 14 kandydatów do rekrutacji.
- Pozyskiwanie kandydatów dotyczy naboru na rok akademicki 2019/2020.
Wykonywanie przedmiotu umowy powinno rozpocząć się niezwłocznie po jej zawarciu. Zamawiający przewiduje, że umowa zostanie zawarta w 2018 r. Zakończenie procesu pozyskiwania kandydatów powinno nastąpić do dnia 31 sierpnia 2019 r.
Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
Cena przedmiotu zamówienia w przeliczeniu na jednego kandydata – 70%.
Zadeklarowana liczba pozyskanych kandydatów – 30%.

Metodologia oceny ofert:
Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów obliczaną według wzoru:
K = Kc + Kl
K – liczba punktów oferty ocenianej
Kc – liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium „Cena”
Kl – liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium „Liczba kandydatów”.

W kryterium ceny (Kc) – 70%
Gdzie

Cmin
Kc = ………. X 70% x 100
Co

Kc – liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie w kryterium „Cena”
Cmin – najniższa zaoferowana cena (brutto)
Co – cena oferty ocenianej (brutto)
100 – współczynnik stały

W kryterium „Liczba kandydatów” (Kl) – 30%

Wykonawca w formularzu ofertowym wskaże, jaką liczbę (nie mniejszą niż 4, nie większą niż 14) kandydatów pozyska. Za każdego zadeklarowanego dodatkowego kandydata powyżej liczby 4 kandydatów otrzyma po 3 punkty, z zaznaczeniem, że będzie to nie więcej niż 30 punktów.

Łączna punktacja przyznana ofercie będzie stanowiła sumę punktów przyznaną w ramach kryterium cenowego i kryterium liczby kandydatów. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów wynosi 100. W przypadku braku możliwości wybrania najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzymają taką samą punktację, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty z najniższą ceną.

Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru więcej niż jednej oferty, z zastrzeżeniem, że suma kandydatów proponowanych do rekrutacji w wybranych ofertach nie może przekroczyć 14.

3. Kryteria oceny
- Cena przedmiotu zamówienia w przeliczeniu na jednego kandydata – 70 %.
- Zadeklarowana liczba pozyskanych kandydatów – 30 %.

4. Wymagania stawiane Wykonawcy:
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z pozyskiwaniem studentów anglojęzycznych i w pracy na rzecz uczelni wyższej oraz posiadającej biegłą znajomość języka angielskiego jak również biegłą znajomość oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia (możliwe jest rozwiązanie, w którym do wykonania przedmiotu zamówienia zostaną oddelegowane dwie osoby: jedna z biegłą znajomością języka angielskiego, druga z biegłą znajomością oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia). Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby (osób), wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej (uczelni wyższych). W ramach wykazania doświadczenia, w przypadku każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien zrekrutować co najmniej 5 studentów anglojęzycznych.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Od dnia zawarcia umowy do dnia 31 sierpnia 2019 r.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Dział Projektów Pomocowych UMB, ul. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok

Dział: 
Projektów Pomocowych UMB
Numer pokoju: 
100
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
dr Tomasz Maliszewski, Telefon 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, że Wykonawca zrekrutował na rzecz każdej z uczelni wyższych co najmniej 5 studentów anglojęzycznych w ramach każdej ze wskazanych usług. Zamawiający oczekuje również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy.
- Wykonawca powinien przedłożyć dokument w formie życiorysu zawodowego opisujący doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia. Wnioskodawca powinien również załączyć dokument potwierdzający znajomość języka angielskiego oraz języka oficjalnego kraju rekrutowanych studentów.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-11-23 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Projektów Pomocowych, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich. Oferty mogą zostać przesłane pocztą, złożone osobiście lub przesłane w formie skanów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.
Pokój numer: 
100
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

• swobodnego wyboru oferty,
• przeprowadzania dodatkowych rokowań,
• unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia lub poszerzenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.

ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe.pdf559.63 KB
formularz_ofertowy.docx17.31 KB
wzor_umowy.doc104.5 KB
zalaczniik_do_umowy_dane.docx12.18 KB
wzor_umowy_powierzenia_przetwarzania_danych.doc71 KB